5. Veranstaltungen
5.1. Die Räume und Flächen des Hotels Sacher werden entsprechend der getroffenen Buchungsvereinbarungen zur Verfügung gestellt. Allfällige Mängel sind bei sonstigem Verzicht auf deren Geltendmachung bei Übergabe des Vertragsobjektes vom Vertragspartner dem Hotel Sacher gegenüber zu rügen. Kleine, technisch bedingte Abweichungen sowie Abweichungen in Farbtönen (bei Dekorationen etc.) gelten nicht als Mangel. Änderungen in oder anderen Objekten, technischen Anlagen, Einrichtungen und Möbeln dürfen nur mit schriftlicher Zustimmung des Hotels Sacher und auf Kosten des Vertragspartners vorgenommen werden.
5.2. Das Hotel Sacher benötigt bei Veranstaltungen, bei denen Speisen serviert werden sollen, bis spätestens 2 Arbeitstage vor der Veranstaltung die verbindliche schriftliche Bekanntgabe der genauen Anzahl der teilnehmenden Personen. Die vom Vertragspartner bekanntgegeben Anzahl gilt als garantierte Mindestanzahl, für die das Hotels Sacher alle Vorbereitungen trifft und die jedenfalls zur Verrechnung gelangt. Darüberhinausgehende Bestellungen von Speisen, Getränken, Rauchwaren etc werden dem Veranstalter zusätzlich in Rechnung gestellt.
5.3. Unterbleibt die Bekanntgabe gemäß Punkt 5.2. gilt die bei der Bestellung vom Veranstalter bekannt gegebene Anzahl als Garantiezahl herangezogen und Unterschreitungen erst ab 20% bei der Verrechnung berücksichtigt werden. Sollte die Garantiezahl tatsächlich um mehr als 25% unterschritten werden ist das Hotel Sacher berechtigt, die Veranstaltung in andere Räume und/oder an andere Tische zu verlegen.
5.4. Falls keine andere Vereinbarung getroffen wurde, werden alle in Zusammenhang mit der Veranstaltung bestellten Getränke dem Veranstalter nach dem tatsächlichen Verrauch in Rechnung gestellt.
5.5. Der Vertragspartner ist verpflichtet, die beabsichtigte Installation von Dekorationsmaterial oder sonstigen Gegenständen dem Hotel Sacher mitzuteilen und dessen Bewilligung einzuholen. Die Veranstaltungsräume dürfen nicht beschädigt werden. Die Montage muss durch entsprechendes Fachpersonal durchgeführt werden. Feuerpolizeiliche und sonstige hierfür anzuwendende Bestimmungen müssen beachtet werden. Sämtliche mit dem Auf- und Abbau des Veranstaltungsraumes verbundenen Kosten sind vom Vertragspartner zu tragen.
5.6. Raumänderungen bleiben vorbehalten, soweit diese unter Berücksichtigung der Interessen des Hotels Sacher für den Vertragspartner zumutbar sind.
5.7. Der Veranstalter ist nicht berechtigt, die ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten ganz oder teilweise (auch nicht zeitlich) an Dritte in welcher Form auch immer (etwa durch Weitervermietung oder im Rahmen von bei ihm gebuchten Veranstaltung) ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Hotels Sacher weiterzugeben.
5.8. Für technische Störungen insbesondere der Internetverbindung, Unterbrechungen oder Störungen der Energieversorgung (Strom, Wasser) sowie für Betriebsstörungen jeglicher Art übernimmt das Hotel Sacher keine Haftung.
5.9. Amtlichen Kontrollorganen, Behördenvertretern sowie Mitarbeitern und Vertretern des Hotels Sacher ist der Zutritt zu den vertragsgegenständlichen Räumen und Flächen jederzeit zu ermöglichen.
5.10. Für einfachere technische Arbeiten werden vom Hotel Sacher eigene Mitarbeiter eingesetzt, die zu einem ortsüblichen Stundensatz nach Aufwand und pro angefangener Stunde, zuzüglich allfälliger Aufschläge (etwa Feiertags-, Nacht- und/oder Wochenendaufschläge) in Rechnung gestellt werden. Sind für Veranstaltungen technische Arbeiten von Dritten erforderlich, so werden die entstehenden Kosten dem Vertragspartner weiterverrechneten. Dritte dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung des Hotels Sacher Arbeiten bzw. Änderungen am Hotelgebäude oder den Räumlichkeiten vornehmen.
5.11. Die Ausstattung und Durchführung der Veranstaltung oder die Tätigkeit, die zur Erzielung des Vertragszwecks dient, müssen dem Niveau und dem Ansehen des Hotels Sacher entsprechen. Weder durch etwaige Aufbau- oder Abbauarbeiten noch durch die Veranstaltung des Vertragspartners dürfen andere Veranstaltungen im Hotel oder Hotelgäste gestört werden.
5.12. Alle Werbemaßnahmen des Vertragspartners sind vom Hotel Sacher schriftlich zu genehmigen, soweit das Hotel Sacher genannt wird. Dies gilt insbesondere für Plakate, Programme, Aussendungen, Mailings etc. Für die Ankündigung einer Veranstaltung darf nur die vom Hotel Sacher genehmigte Benennung (etwa „Sacher“, „Hotel Sacher“) verwendet werden. Die Verwendung des Hotelnamens oder Logos für Medien, Drucksorten, usw., ist nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung des Hotels Sacher gestattet. Wurde das Hotel Sacher vorab nicht informiert, so steht es dem Hotel Sacher frei, die Veranstaltung zu stornieren.
5.13. Maschinen und Geräte, die vom Veranstalter eingebracht und/oder von diesem im Hotel Sacher in Betrieb genommen werden, müssen den jeweiligen österreichischen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen und betriebssicher sein. Eine entsprechende Bestätigung ist dem Hotel Sacher auf Verlangen vorzuweisen. Das Hotel Sacher ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, eine diesbezügliche Überprüfung durch Experten auf Kosten des Veranstalters zu veranlassen, im Zweifelsfall das Gerät außer Funktion zu setzen bzw. dessen unverzügliche Entfernung zu verlangen oder gegebenenfalls die Entfernung auf Kosten des Vertragspartners selbst vorzunehmen; dies gilt auch für sonstige Gegenstände.
5.14. Der Vertragspartner ist auf eigene Kosten verpflichtet, alle notwendigen und vorgeschriebenen Bewilligungen und Genehmigungen zu besorgen und spätestens 14 Werktage vor Beginn einer Veranstaltung dem Hotel Sacher vorzulegen. Der Vertragspartner hält das Hotel Sacher hinsichtlich sämtlicher Schäden, insbesondere Strafen/Verwaltungsstrafen, urheberrechtliche Ansprüche Dritter, die aus der Nichteinhaltung von gewerberechtlichen und sämtlichen sonstigen Vorschriften insbesondere aus der Nichtabführung von Abgaben herrühren, schad- und klaglos. Dies gilt insbesondere auch für Veranstaltungen, bei denen Musik abgespielt wird.
5.15. Alle durch den Vertragspartner oder durch Dritte an das Hotel Sacher überbrachten oder gesendete Lieferungen müssen dem Hotel Sacher vorab angekündigt werden. Das Hotel Sacher behält sich das Recht vor, den Zeitpunkt der Lieferung zu bestimmen und unzureichend beschriftete oder mit Zollgebühren belegte Pakete nicht anzunehmen. Die Lagerung bis zur Veranstaltung erfolgt kostenfrei. Das Hotel Sacher übernimmt keine Haftung für die Vollständigkeit, eventuelle Beschädigung oder Diebstahl der Lieferung. Das Hotel Sacher ist insbesondere auch nicht verpflichtet, stichprobenartige Überprüfungen vorzunehmen.
5.16. Das Mitbringen von Speisen und Getränken und andere Waren durch den Vertragspartner bedarf einer ausdrücklichen Genehmigung durch das Hotel Sacher. Anfallende Kosten (etwa Stoppelgeld, Geschirrverwendung, Entsorgungsgebühr) werden vom Hotel Sacher in Rechnung gesondert gestellt.
5.17. Der Vertragspartner bzw seine Bevollmächtigten haben während der Dauer der Benützung der Veranstaltungsräume dafür zu sorgen, dass er selbst oder eben ein Bevollmächtigter anwesend ist.
5.18. Das Hotel Sacher stellt für die Betreuung der Veranstaltung jede Anzahl von Mitarbeitern bereit, die einem allgemeinen internationalen gehobenen Standard entspricht. Sollte der Veranstalter zur Erfüllung von Sonderwünschen zusätzliche Mitarbeiter benötigen, werden diese pro Mitarbeiter und Stunde zusätzlich verrechnet. Bei ständig erforderlicher Anwesenheit von Hotel-Mitarbeitern während der Veranstaltung wird je nach Tages- oder Nachtzeit pro Mitarbeiter und angefangene Stunde der entsprechende Stundensatz des Hotels Sacher zusätzlich verrechnet. Ab 00:00 Uhr wird jedenfalls eine Mindestpauschale von EUR 190,00 für die Servicebrigarde verrechnet, die sich je nach Aufwand auch erhöhen kann.
5.19. Sollte der Veranstalter die ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten über die vereinbarte Zeit hinaus nutzen, ist das Hotel Sacher berechtigt, zusätzlich zum vereinbarten Entgelt weitere Bereitstellungskosten zu verrechnen.
5.20. Der Vertragspartner trägt das Risiko der von ihm durchgeführten Veranstaltung, einschließlich der Vorbereitung, des Aufbaus, der Abwicklung und des Abbaus. Der Vertragspartner haftet für alle Schäden, auch Folgeschäden und Verluste, die von ihm, den von ihm beschäftigten Personen, von ihm Beauftragten (Subunternehmer), von seinen Bevollmächtigten sowie von seinen Besuchern und Gästen verursacht werden. Dies gilt insbesondere für Schäden am Gebäude und Inventar infolge der Veranstaltung, für Beschädigungen beim Einbringen von Gegenständen, bei Auf- und Abbauarbeiten sowie für alle Folgen, die sich aus dem Überschreiten der vereinbarten Besucherhöchstzahl ergeben. Gegebenenfalls wird das Hotel Sacher den Abschluss geeigneter Versicherungen vom Veranstalter verlangen.
5.21. Der Vertragspartner ist verpflichtet, das Hotel Sacher unaufgefordert spätestens bei Vertragsabschluss darüber aufzuklären, sofern die Veranstaltung aufgrund ihres politischen, religiösen oder sonstigen Charakters geeignet ist, den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Hotels Sacher in der Öffentlichkeit zu gefährden.
5.22. Falls nichts anderes vereinbart wurde, gelten für Veranstaltungen folgende Stornobedingungen als vereinbart:
- bis 60 Tage vor der Veranstaltung: keine Stornokosten
- bis 30 Tage vor der Veranstaltung: 100 % der Raummiete / Bereitstellungskosten oder bei Mindestumsatz 50% des zu erwartenden Speisengesamtumsatzes
- bis 10 Tage vor der Veranstaltung: 100 % der Raummiete / Bereitstellungskosten und 85% des zu erwartenden Speisengesamtumsatzes
- ab 10 Tage vor der Veranstaltung: 100 % des zu erwartenden Gesamtumsatzes und 100 % der Raummiete / Bereitstellungskosten und sämtliche bestellten Zusatzkosten wie etwa Techniker, Dekoration, Personal etc.
Bei der Berechnung des Gesamtumsatzes (Speisen und/oder Getränke) wird die vertraglich vereinbarte Personenanzahl herangezogen.
5.23. Vereinbarte Raummieten gelten falls nicht anders vereinbart ausschließlich für die Bereitstellung der Räumlichkeiten sowie des vom Vertragspartner bei der Buchung gewünschten und vom Hotel Sacher bestätigten Mobiliar, soweit es im Hotel Sacher vorhanden ist, und verstehen sich inklusive 20 % MwSt. Die Rechnung über die geschätzten Gesamtkosten wird zum Tag des Vertragsabschlusses ausgestellt und ist innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungsdatum zahlbar. Zusatzkosten werden nach der Veranstaltung gesondert in Rechnung gestellt und sind sofort zu Zahlung fällig. Bei Zahlungsverzug gelten Verzugszinsen von 12 % pa vereinbart, zusätzlich sind die Kosten der Mahnung und allfälligen Eintreibung vom Veranstalter zu übernehmen.